Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

13.11.2020

Полезные советы, как все успевать и правильно расставлять задачи.

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Здесь и далее фото pexels.com

У всех у нас куча планов и целей. Причем помимо профессиональных задач, к ним постоянно добавляются проекты по личностному росту, бытовые проблемы, которые нужно решить, и обязательства перед родными, которые также нельзя игнорировать.

Как научиться планировать свой день так, чтобы 24 часов в сутках, наконец, начало хватать на выполнение всего, что тебе хочется? Ниже шесть подсказок, которые в этом помогут.

1 Сделай регулярную планировку дня привычкой

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация слишком переоценена: «Перестаньте ждать, когда мотивация или вдохновение придут к вам, и создайте график для своих привычек». Помни, что мотивация проистекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важно иметь ритуал планирования. Начни с установки будильника для ежедневного сеанса планирования в одно и то же время каждый день — либо в конце рабочего дня, либо с утра.

Чтобы упростить создание этой привычки, объедини свою новую ежедневную сессию планирования с уже существующим ритуалом, например, с моментом, когда ты пьешь утренний кофе или слушаешь музыку после завершения работы.

Сохраняй свою привычку ежедневного планирования и в выходные дни, даже если хочешь провести их максимально лениво. Добавь домашние дела, фильм или ужин с друзьями в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы четко знать, что нужно и хочется сделать в свободное время.

2 Строй список дел вокруг своих целей

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».

Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.

В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.

Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.

3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования дня. Вот самые популярные из них, которые можно взять на вооружение.

1. Съешь лягушку

Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».

Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.

2. Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).

Этот метод включает в себя следующие шаги:

  1. Возьми таймер.
  2. Установи его на 25 минут и сосредоточься на одной задаче, пока не прозвучит звуковой сигнал.
  3. Когда сессия закончится, отметь одну «помидорку».
  4. Наслаждайся пятиминутным перерывом.
  5. После четырех интервалов, или «помидорок», сделай более длительный, 20-30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.

Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».

3. Временная блокировка

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.

Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.

4. Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

  • «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
  • «Несрочные и важные» задачи стоит запланировать в списке дел или календаре;
  • «Срочные и неважные» задачи нужно делегировать кому-то другому;
  • «Несрочные и неважные задачи» следует исключить.

Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.

4 Выбери свой инструмент планирования

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Итак, ты определился с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из самых популярных вариантов:

Приложения для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто предпочитает полагаться на современные технологии и постоянно держит под рукой свой смартфон. Сегодня в онлайн-магазинах есть масса предложений для обеих основных операционных систем как платных, так и бесплатных.

Это может быть кроссплатформенное приложение, цифровой календарь, простое приложение для заметок или даже диалоговое окно с самим собой в одном из мессенджеров. Изучи доступные варианты и выбери тот, который лучше всего подходит для тебя.

Физический планировщик

Для тех, кто предпочитает тактильные ощущения, бумага и ручка — это ключ к планированию своего дня. В канцелярских отделах можно найти подходящий товар на любой вкус: роскошный ежедневник, настенный планировщик дня или доску, на которую можно прикреплять стикеры.

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Цифровой и бумажный гибрид

Когда дело доходит до ежедневного планирования, тебе не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — ты можешь использовать оба варианта или любую комбинацию упомянутых методов.

Кто сказал, что нельзя сначала «подумать» о своих планах на листке, а затем внести их в приложение? Или наоборот — записать что-то в заметки на смартфоне, а потом зафиксировать это в своем бумажном ежедневнике, когда появится возможность?

Один из главных секретов того, как научиться планировать свое время — не утонуть в широком разнообразии доступных инструментов и найти те из них, которые лучше всего отвечают твоим потребностям и особенностям натуры. Не ленись искать и не бойся экспериментировать!

5 Устрани отвлекающие факторы

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Оставайся сосредоточенными, устраняя факторы, которые отвлекают тебя от целей на день, особенно если основная часть твоей работы выполняется с компьютером. Если это возможно, закрой ненужные вкладки, поставь телефон на беззвучный режим или хотя бы отключи ненужные уведомления.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используй специализированные блокировщики сайтов, чтобы сделать отвлекающие приложения недоступными в течение нескольких часов подряд.

6 Следи за своим временем

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Точно так же, как отслеживание бюджета может естественным образом помочь тратить меньше, контроль времени способен помочь тебе использовать его более эффективно.

Используй приложение автоматического отслеживания, например Rescue Time, которое собирает информацию о том, на что ты тратишь время в интернете и разделяет его на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее».

Ты можешь установить ежедневные цели производительности и заглянуть в приложение в течение дня, чтобы увидеть, приближаешься ли ты к ним или не успеваешь достичь.