Как успевать все дела в течение дня: подробный гид по повышению продуктивности

Некоторые люди совершенно не понимают, как успевать все дела в течение дня. Иногда это происходит потому, что их скопилось слишком много, а порой всему виной постоянная прокрастинация и неспособность грамотно распоряжаться своим временем. 

Плюс ко всему, сюда примешивается недостаток усидчивости, отсутствие должной мотивации и нехватка силы воли. Обычно в таком случае на помощь приходят бизнес-коучи и говорят: «Вам надо встать и идти вперед к своей цели!». 

Человек вроде прислушивается к этому совету, но все равно не может никуда успеть и ничего сделать. Все дело в том, что ему нужны конкретные практические рекомендации, которые помогут разобраться в основах тайм-менеджмента и почувствовать вкус своевременных достижений.

Как раз сейчас мы и расскажем, что конкретно надо сделать, чтобы успеть все дела вовремя и не опоздать. Запоминай, если это для тебя актуально.

1 Начни пользоваться списками

Любое, даже самое незначительное дело начинается с плана. А если у тебя сразу несколько дел, без правильного планирования точно не обойтись. Тут на помощь приходят списки задач, которые нужны, чтобы не держать в голове кучу информации и вспоминать, что же тебе надо было сделать.

Списки задач — это очень удобная навигация в беспрерывном потоке продуктивной деятельности. Во-первых, они наглядно показывают, каким должен быть твой следующий шаг, а во-вторых, являются своеобразной таблицей маленьких достижений, рядом с которыми очень приятно ставить пометки «Сделано».

Таким образом, они не только помогают ориентироваться в насыщенной событиями повседневности, но и становятся мотиватором, который подталкивает тебя к новым ачивментам.

Твоим первым списком должен стать список дел на день. Его можно составлять перед отходом ко сну, чтобы слаще спалось, либо ранним утром. Там должны быть записаны не только основные задачи, с которыми ты планируешь разделаться, но и маленькие действия, типа «сходить в магазин» или «позвонить старому приятелю». 

При этом не стоит забывать, что каждой задаче надо назначать свой приоритет, который будет влиять на ее важность и скорость выполнения.

2 Научись отказывать людям

Проблема многих людей заключается в том, что они не умеют отказывать. В итоге это приводит к тому, что они постоянно занимаются чужими делами и совершенно не успевают начать свои.

Довольно часто неспособность сказать «нет» встречается у начинающих профессионалов той или иной сферы. Им кажется, что если они не будут выполнять все просьбы своих клиентов или руководства, к ним больше никогда не обратятся. 

На самом деле, это ошибочное мнение. Парадокс заключается в том, что если человек умеет говорить «нет» там, где это действительно нужно, к нему повышается доверие и уважение. Таким образом, он кажется более важным и, соответственно, успешным в своем деле.

3 Избавься от максимального количество отвлекающих факторов

Ты даже не представляешь, как сильно отвлекающие факторы отнимают у нас время. К их числу относится очень много обстоятельств — от шумных разговоров коллег в опенспейсе и постоянных уведомлений на смартфоне до проверки электронной почты и новостях в социальных сетях.

Постарайся во время выполнения важных задач, требующих концентрации, не отвлекаться на все подряд. Отключи уведомления на смартфоне, закрой дверь своего кабинета, запасись закусками и напитками или просто поставь себе дедлайн. В таком случае ты удивишься, насколько быстро можно было выполнить ту работу, которую ты обычно растягивал на несколько часов. 

4 Не забывай про свое здоровье

Нельзя оставаться продуктивным и все успевать, если ты чувствуешь себя скверно. Это касается как физических аспектов твоего здоровья, так и ментальных (они, кстати, взаимосвязаны). 

Именно поэтому ты должен как минимум следить за качеством своего сна, которое нередко страдает у людей, старающихся успеть всегда и везде. Лучше всего ложиться в кровать в одно и то же время и уделять сну по крайней мере семь часов.

При этом старайся откладывать телефон или ноутбук хотя бы за час до сна. Лучше послушай расслабляющую музыку или пообщайся с близкими людьми. 

Кроме сна, очень важно следить за своим рационом. Он должен быть комплексным и, желательно, состоять из полезных продуктов. Естественно, все мы любим фастфуд, но нельзя завтракать, обедать и ужинать в ресторанах быстрого питания. 

Ну, и не забывай про физические упражнения. Если у тебя есть возможность, выходи на пробежки или вовсе запишись в спортивный зал. Спорт не только заряжает энергией и поднимает настроение, но и укрепляет иммунитет. 

5 Выполняй сначала важные дела, а только потом срочные

Возвращаясь к разговору о приоритетах, стоит отметить, что существует два вида задач — важные и срочные. Несмотря на то, что второй тип предусматривает немедленное выполнение, мы советуем всегда сначала разбираться с важными задачами. 

Дело в том, что довольно часто в течение рабочего дня к нам прилетают просьбы и поручения с пометкой «срочно». Однако это не значит, что надо бросать все, чем ты занимался и приступать к ним. 

Иначе можно постоянно выполнять текущие поручения, так и не приступив к главным. Срочные задания, конечно, не стоит игнорировать, но и не надо бросать все на свете, жертвуя своими планами и приоритетами.

Как бы то ни было, все зависит от «срочности» того или иного дела. Если это действительно какая-то экстренная ситуация, не совсем уместно будет говорить: «Подожди, я еще не разобрался со своими делами».

6 Попробуй поработать под музыку

Иногда лучше сконцентрироваться помогает грамотно подобранный музыкальный плейлист. Причем желательно, чтобы он состоял из инструментальных композиций без вокала.

Дело в том, что музыка со словами несет в себе конкретные смыслы, заставляя тебя задумываться над ними. Ее даже можно отнести к отвлекающим факторам, мешающим работать. Однако хорошая инструментальная музыка создает атмосферу, дополняя твое настроение и заряжая на поток продуктивности.

Самое главное — разобраться с жанром, который подходит именно тебе. Кто-то идеально работает под классическую музыку, другой предпочитает техно, а некоторые и вовсе включают мантру, вводя себя в состояние некой медитации.

Тут все индивидуально.

7 Делай перерывы

Очень важно во время рабочего дня делать регулярные перерывы, которые помогают быстро перезагрузиться и приступить к работе с новыми силами. Это нужно, поскольку наш мозг имеет свойство терять концентрацию при обилии информации. 

Наверняка ты замечал, что мы перестаем чувствовать резкие запахи (например, запах рыбы) спустя некоторое время. Это происходит из-за того, что мозгу начинает казаться этот запах неважным, и он перестает обращать на него внимание.

То же самое происходит и с различного типа задачами. В какой-то момент наш мозг теряет фокус, и концентрация на одном деле пропадает. В таком случае надо встать со стула, немного походить, размяться и вновь приступать к выполнению важной задачи.

Итак, если ты сможешь применить все вышеописанные советы, мы уверены, что у тебя больше не останется вопросов по поводу того, как успевать делать строчные дела и никуда не опаздывать. Пользуйся.

• Автор: Дмитрий Петросьянц